Milleks äpp on

Simar Skanner on Simar OÜ klientide ja töötajate tööriist. Äpiga pildistate arveid, kviitungeid ja muid raamatupidamise algdokumente ning saadate need oma raamatupidajale Simaris. Kliendikontole avalikku registreerumist ei ole: konto on seotud e-posti aadressiga, mille olete andnud oma raamatupidajale. Sisse saab logida sellele aadressile saadetud koodiga, raamatupidaja antud koodiga või Simari kliendiportaali kaudu Smart-ID või parooliga.

Äpis on ka tasuta skanner, mida saab kasutada igaüks ilma kontota: pildistatud või galeriist valitud lehtedest saab PDF-fail, mis jääb teie telefoni. Kui soovite Simari kliendiks hakata, saate äpist saata meile päringu.

Kui kasutate äppi Simari kliendina, on teie ettevõte oma raamatupidamisdokumentide vastutav töötleja ja Simar OÜ töötleb neid teie ettevõtte nimel raamatupidamisteenuse osutamiseks. Äpi ja kliendiportaali kasutajakonto, sisselogimise, turvalogide ja kliendiks hakkamise päringute osas on vastutav töötleja Simar OÜ.

Milliseid andmeid äpp töötleb

Kui olete sisse loginud Simari kliendi või töötajana, töötleb äpp järgmisi andmeid. Smart-ID või parooliga sisselogimise, tasuta skanneri ja kliendiks hakkamise päringu kohta vt allpool.

E-posti aadress ja nimi – sisselogimiseks ja selleks, et dokument jõuaks õige ettevõtte alla.

Pildistatud või valitud dokumendid (PDF) – raamatupidamise algdokumentide säilitamiseks ja kannete tegemiseks. Kaamerat kasutab äpp ainult siis, kui te ise dokumenti pildistate; pildigaleriist ja failidest loeb äpp ainult seda, mille ise valite.

Dokumendilt loetud tekst ja andmed (müüja, arve number, kuupäevad, summad, arveread) – et raamatupidaja ei peaks andmeid käsitsi sisestama. Tekst tuvastatakse teie telefonis, andmeväljad loetakse Simari serveris. Dokumentidel võib olla isikuandmeid, näiteks eraisiku nimi arvel; neid töödeldakse ainult raamatupidamise eesmärgil.

Märkus raamatupidajale – teie enda selgitus dokumendi juurde.

Seadme nimi ja operatsioonisüsteemi versioon (näiteks „iPhone, iOS 27“) – et oleks näha, millisest seadmest dokument lisati, ja et kadunud seadme ligipääsu saaks tühistada.

Tegevuste logi (kes ja millal dokumendi lisas, muutis või kinnitas) ning sisselogimiskatsete arv IP-aadressi ja e-posti kohta kuni 24 tunni jooksul – raamatupidamise jälgitavuseks ja paroolide äraarvamise tõkestamiseks.

Äpp ei kogu asukohta, kontakte ega reklaamitunnuseid. Äpis ei ole reklaami ja Simar ei kogu äpi kasutusstatistikat.

Androidi äpp ja Google'i ML Kit. Androidi äpis leiab lehe servad ja tuvastab teksti Google'i ML Kit tarkvara, mis töötab teie telefonis: dokumente ega pilte Google'ile ei saadeta. ML Kit saadab Google'ile oma töö kohta diagnostika- ja kasutusandmeid: seadme mudel ja operatsioonisüsteemi versioon, äpi nimi ja versioon, seadme või paigalduse tunnus, jõudlusnäitajad, pildi formaat ja suurus ning sündmuste ja vigade koodid. Google krüpteerib need andmed edastamisel ega edasta neid kolmandatele. iOS-i äpis toimub tuvastus Apple'i seadmesisese tarkvaraga.

Õiguslik alus on teie ettevõtte ja Simar OÜ vaheline leping ning raamatupidamise seadusest tulenevad kohustused; turvalogide puhul meie õigustatud huvi kaitsta klientide andmeid.

Sisselogimine Smart-ID või parooliga

Smart-ID või parooliga sisselogimiseks avab äpp telefoni brauseris Simari kliendiportaali klient.simar.ee. Sisselogimise andmeid töötleb kliendiportaal Simar OÜ serveris Hetzneri andmekeskuses Soomes, Euroopa Liidus. E-posti koodiga ja raamatupidaja antud koodiga logite sisse otse äpis.

Parool. Parooli saab kliendiportaalis määrata pärast seda, kui olete sinna sisse loginud e-posti koodiga või kontoga seotud Smart-ID-ga. Parooli ennast ei salvestata: hoiame ainult sellest arvutatud räsi, millest parooli taastada ei ole võimalik. Parooli muutmisel suleme varasemad seansid ja saadame teile sellest e-kirja.

Smart-ID. Smart-ID-ga sisselogimiseks sisestate kliendiportaalis oma isikukoodi. Portaal saadab selle Smart-ID teenuse pakkujale SK ID Solutions AS-ile ja te kinnitate sisselogimise oma Smart-ID äpis. Vastuseks saame teie sertifikaadilt nime ja isikukoodi ning kontrollime, kas see Smart-ID on teie kontoga seotud. SK ID Solutions AS töötleb andmeid Smart-ID teenuse osutajana oma tingimuste alusel.

Smart-ID sidumine kontoga. Enne esimest Smart-ID-ga sisselogimist tuleb Smart-ID kontoga siduda: logite kliendiportaali sisse e-posti koodi või parooliga ja kinnitate sidumise Smart-ID-ga. Sidumise taotlusse salvestame teie isikukoodi ja sertifikaadil oleva nime. Simari administraator kontrollib, kas Smart-ID kuulub konto omanikule, ning kinnitab või lükkab taotluse tagasi; otsusest saadame teile e-kirja. Kinnitamisel jääb isikukood kontoga seotuks ja taotlus koos nimega kustutatakse. Kui taotlust 30 päeva jooksul ei otsustata, kustub see koos isikukoodi ja nimega.

Kliendiportaalis ja logides näidatakse isikukoodi ainult osaliselt peidetuna (näiteks 3********14). Skanneri server ja äpp isikukoodi ega parooli ei saa: pärast sisselogimist annab portaal äpile ühekordse koodi, mille äpp vahetab Simari serveris seadme ligipääsu vastu. Selleks saab Skanneri server portaalist ainult teie konto tunnuse ja nime.

Logid ja katsete piiramine. Iga sisselogimise ja ebaõnnestunud katse kohta logime aja, sisselogimise viisi, tulemuse ja IP-aadressi; logi hoitakse üks aasta. Paroolide äraarvamise ja Smart-ID teavituste kuritarvitamise tõkestamiseks loendame katseid IP-aadressi, e-posti aadressi ja isikukoodi räsi järgi; need kirjed kustutatakse 24 tunni möödudes. Kliendiportaal kasutab sisselogimiseks ainult vajalikke küpsiseid. Portaali seanss lõpeb ööpäevase tegevusetuse järel või hiljemalt seitsme päeva pärast.

Õiguslik alus on teie ettevõtte ja Simar OÜ vaheline leping; logide ja katsete piiramise puhul meie õigustatud huvi kaitsta kontosid ja klientide andmeid. Smart-ID ja parooli kasutamine on vabatahtlik: sisse saab alati logida ka e-posti koodiga.

Tasuta skanner

Tasuta skanner töötab ilma sisselogimiseta. Pildistatud või galeriist valitud lehtedest saab PDF-fail, mis salvestatakse ainult teie telefoni, äpi privaatsesse kausta. Faile ei saadeta Simari serverisse ega kuhugi mujale, nende teksti ei loeta ja neid ei varundata pilve. Fail läheb telefonist välja ainult siis, kui jagate seda ise telefoni jagamismenüü kaudu. Failid kustuvad, kui kustutate need äpis või eemaldate äpi telefonist.

Simar ei kogu tasuta skanneri kasutamise kohta andmeid. Androidi äpi kohta vt ka eespool lõiku „Androidi äpp ja Google'i ML Kit“.

Päring „Hakka Simari kliendiks“

Äpi vormiga „Hakka Simari kliendiks“ saate meile saata päringu raamatupidamisteenuse kohta. Sisse logida selleks vaja ei ole ja päring läheb teele alles siis, kui vajutate „Saada päring“.

Nimi, ettevõtte nimi ja e-posti aadress (kohustuslikud) ning soovi korral telefoninumber ja sõnum – et saaksime teiega ühendust võtta, päringule vastata ja teha teile pakkumise.

Äpi platvorm, versioon ja keel (näiteks „Android, versioon 1.0, eesti keel“) – et vastaksime teile õiges keeles ja teaksime, millisest äpist päring tuli.

Dokumente, tasuta skanneriga tehtud PDF-e ega muid teie telefonis olevaid andmeid päringuga ei saadeta. Andmeid ei müüda ega kasutata muul eesmärgil, näiteks uudiskirjade või reklaami saatmiseks.

Päring salvestatakse Simar OÜ serverisse Hetzneri andmekeskuses Soomes, Euroopa Liidus, ja saadetakse e-kirjana Simar OÜ postkasti; e-posti teenuse pakkuja töötleb andmeid meie nimel Euroopa Liidus. Meie vastus läheb teie antud e-posti aadressile. Päringut näevad ainult Simar OÜ töötajad.

Kuritarvituse tõkestamiseks loendame, mitu päringut on ühelt IP-aadressilt tunni jooksul tulnud. IP-aadressi päringu juurde ei salvestata ja loenduse andmed kustuvad serverist 24 tunni jooksul.

Õiguslik alus on lepingu sõlmimisele eelnevate toimingute tegemine teie soovil; IP-aadresside loendamisel meie õigustatud huvi kaitsta teenust kuritarvituse eest.

Säilitamine. Päring kustub serverist automaatselt ühe aasta möödudes; varukoopiate kohta vt allpool „Kui kaua andmeid säilitame“. Päringu e-kirja ja muud pakkumisega seotud kirjavahetust, millest lepingut ei sünni, säilitame kuni ühe aasta. Kui teie ettevõttest saab Simari klient, kehtib edasi Simar OÜ üldine privaatsusteade. Kui soovite, et kustutaksime päringu varem, kirjutage aadressil [email protected].

Kus andmed asuvad ja kes neid näeb

Dokumendid ja andmebaas asuvad Simar OÜ serveris Hetzneri andmekeskuses Soomes, Euroopa Liidus. Varukoopiaid ja dokumentide arhiivi hoiab Simar OÜ Hetzneri salvestusteenuses Soomes, Euroopa Liidus. Arhiiv on privaatne ja sellele pääseb ligi ainult Simar OÜ. Ühendus äpi ja serveri vahel on krüpteeritud. Liiklust edastab Cloudflare, kes töötleb tehnilisi andmeid (IP-aadress) turvalisuse ja töökindluse tagamiseks oma privaatsuspoliitika alusel.

Telefonis hoitakse sisselogimise võtit seadme turvalises võtmehoidlas. Saatmist ootavad dokumendid on äpi privaatses kaustas, neid ei varundata pilve ja need kustutatakse telefonist pärast edukat üleslaadimist.

Dokumente näevad teie ettevõtte kasutajad, kellel on äpis ligipääs teie ettevõttele, ja Simar OÜ töötajad. Teie raamatupidamist teeb kindel raamatupidaja, kuid büroo töötajad asendavad vajadusel üksteist ja seetõttu on dokumendid nähtavad kõigile Simari töötajatele. Kinnitatud dokumentide andmed kantakse raamatupidamistarkvarasse, mida Simar teie raamatupidamiseks kasutab; selle pakkuja töötleb andmeid meie nimel Euroopa Liidus. Andmeid ei müüda ega kasutata turunduseks.

Tehisaru. Dokumendid loetakse esmalt reeglipõhiselt Simari serveris. Kui nii ei õnnestu arve, kviitungi või kreeditarve andmeid kätte saada, võidakse dokument saata lugemiseks tehisarule – kuid ainult nende ettevõtete dokumendid, kellega see on kirjalikult kokku lepitud. Praegu kasutame seda ainult Simar OÜ enda ja temaga seotud ettevõtete dokumentidele; klientide dokumente tehisarule ei saadeta, kuni sellest on kliendiga kirjalikult kokku lepitud. Tehisarule saadetakse dokumendi fail, selle juba tuvastatud tekst ning dokumendi omaniku ettevõtte nimi, registrikood ja KMKR; kirja sisu, saatja aadressi ega kasutaja andmeid ei saadeta. Teenust vahendab OpenRouter, Inc. (USA) ja dokumenti loeb Google'i Gemini keelemudel, mida käitab Google Cloud (Vertex AI); muid teenusepakkujaid ei kasutata. Igas päringus nõuame andmeid mittesäilitavat lõpp-punkti (ZDR, zero data retention): saadetud andmeid ei säilitata ega kasutata mudelite treenimiseks. Töötlemine võib toimuda väljaspool Euroopa Liitu (näiteks USA-s). Iga saatmine logitakse (dokumendi tunnus, teenus, mudel ja aeg); dokumendi sisu logisse ei salvestata.

Käibemaksunumbri kontroll. Arve müüja käibemaksukohustuslase numbri kehtivust kontrollime Euroopa Komisjoni VIES-teenusest; sinna saadetakse ainult see number, mitte dokument ega teie andmed.

Kui kaua andmeid säilitame

Raamatupidamise algdokumente säilitame raamatupidamise seaduse alusel seitse aastat majandusaasta lõpust. Äpis eemaldatud dokument kaob nimekirjast; kui dokument on juba raamatupidamises kasutusel, säilib see seadusest tuleneva tähtaja lõpuni. Eemaldatud dokumendi koopia ei kao arhiivist ja varukoopiatest kohe: see säilib kuni säilitustähtaja lõpuni või kustutamistaotluse rahuldamiseni. Kinnitatud dokumenti saab eemaldada ainult raamatupidaja. Sisselogimiskatsete andmed kustuvad Skanneri serverist ja kliendiportaalist 24 tunni möödudes. Seadme ligipääs lõpeb väljalogimisel või siis, kui raamatupidaja selle tühistab. Kliendiportaali sisselogimiste logi hoitakse üks aasta. Kinnitamata Smart-ID sidumise taotlus kustub 30 päeva pärast; kontoga seotud isikukood kustub, kui seos eemaldatakse või konto suletakse. Parooli räsi kustutame koos kasutajakontoga. Kliendiks hakkamise päring kustub serverist ühe aasta möödudes. Andmebaasidest tehakse varukoopiaid, nii et kustutatud andmed võivad neis veel mõnda aega alles olla: Hetzneri igapäevased varukoopiad aeguvad seitsme päevaga ja serveris hoitakse ainult viimaseid koopiaid. Simari arvutisse tehtud andmebaasi varukoopiad kustuvad, kui need on üle aasta vanad; iga liigi viimane koopia jääb alles. Hetzneri salvestusteenuses hoitavaid andmebaasi koopiaid kustutame käsitsi. Tasuta skanneri PDF-id on ainult teie telefonis ja kustuvad, kui kustutate need või eemaldate äpi.

Teie õigused ja andmete kustutamine

Teil on õigus tutvuda oma andmetega, nõuda nende parandamist või kustutamist, piirata töötlemist, esitada vastuväide ja saada oma andmed üle kanda, kui seadusest ei tulene säilitamiskohustust. Konto ja äpi ligipääsu sulgemiseks, Smart-ID seose eemaldamiseks ning andmete kustutamise taotlemiseks kirjutage aadressil [email protected] või pöörduge oma raamatupidaja poole; vastame ühe kuu jooksul. Kaebuse võib esitada Andmekaitse Inspektsioonile (aki.ee).

Lapsed

Äpp on ettevõtete raamatupidamise tööriist ega ole mõeldud alla 18-aastastele.

Muudatused

Teabe muutmisel avaldame uue versiooni sellel lehel koos kehtivuse kuupäevaga; olulistest muudatustest, näiteks uuest teenusepakkujast, teatame enne nende jõustumist. Simar OÜ üldine privaatsusteade on lehel Privaatsusteade. This notice is also available in English.